E-posta yazımı, dışarıdan son derece kolay görünse de aslında dikkat gerektiren bir süreçtir.
E-postalar, iş dünyasında iletişim kurmanın en önemli yolları arasında yer alır. Çalıştığınız şirketin yöneticileriyle, iş arkadaşlarınızla, müşterilerinizle ve kurumsal çözüm ortaklarınızla haberleşirken faydalanabileceğiniz e-postalar, kalıcı olmaları ve iletişime resmi bir tarz kazandırmaları sebebiyle büyük önem taşır. Elektronik postalarınızı yazarken nelere dikkat etmeniz gerektiğini merak ediyorsanız, bu yazının devamını okuyabilirsiniz.
E-Posta Konusuna Dikkat Edin
İş dünyası, iletişime en çok özen göstermeniz gereken alanların başında yer alır. Bu özeni, e-posta yazarken de göstermeniz son derece önemlidir. E-postalarınızı kurumsal bir şekilde yazabilmeniz için ilk olarak konu başlığını profesyonel bir şekilde yazmanız önerilir. Konu yazarken, e-postanın içeriğini net bir şekilde özetlemenizde ve yazım kurallarına dikkat etmenizde yarar var. E-posta konuları, metin başlıkları olarak değerlendirilen alanlardır ve bu sebeple konu kısmını doldururken her kelimenin ilk harfini büyük yazmanız da önem taşır. Örneğin muhasebe kayıtlarıyla ilgili bir yazışma gerçekleştiriyorsanız, e-posta başlığını “Muhasebe Kayıtları” şeklinde düzenleyebilirsiniz. Eğer e-postanızın konusu başlık kısmında özetlenemeyecek kadar uzunsa, gerekli yerlerde dil kurallarına uygun kısaltmalar da kullanabilirsiniz.
İmlâ Kurallarını İhmal Etmeyin
E-postalar, şirketinizin kurumsal kimliğinin ve sizin profesyonelliğinizin yansımasıdır. Bu sebeple e-posta metninin özenli bir şekilde yazılması, şirketinizi etkili bir şekilde temsil etmenize ve kendinizi etkili bir şekilde ifade etmenize yardımcı olur. E-posta yazarken mutlaka dikkat etmeniz gereken en önemli imlâ kuralları ise şu şekilde sıralanabilir:
- E-posta yazarken noktalama işaretlerini doğru şekilde kullanmaya dikkat etmeniz son derece önemlidir.
- Noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakmanız, metninizin daha kolay okunabilmesine yardımcı olur.
- Metni tek blok hâlinde yazmanız, hem görsellik açısından olumsuz bir etki uyandırır hem de okunma konusunda zorluk çıkarır. Bu sebeple metninizi paragraflara ayırmanızda yarar bulunur.
- Cümlelere büyük harfle başlamak, vurgulamak istediğiniz kısımları altı çizili, bold ya da italik formatta yazmak gibi kurallara uymanız, metninizin karşı tarafta olumlu bir intiba uyandırmasını sağlar.
Selamlama ve Vedalaşmayı Unutmayın
İş dünyası, sürat ihtiyacı sebebiyle pek çok işlemi hızlı bir şekilde gerçekleştirmenizi gerektirir. Bu yüksek hız içinde, nezaketi elden bırakmamak için de dikkatli olmanızda yarar bulunur. E-posta yazarken selamlama ve vedalaşma cümlelerine yer vermeniz, e-postanızın muhatabınız tarafından daha olumlu bir şekilde algılanmasına yardımcı olur. Girişte selamlama ve hatır sorma cümlelerine yer verebilir, kapanışta ise profesyonel bir dille yazılmış iyi dileklerinizi karşı tarafa sunabilirsiniz. Eğer elektronik postanızı daha hızlı yazmak istiyorsanız, kullandığınız e-posta servisinde hazır künye oluşturabilir ve veda cümlelerinizi standart bir hâle getirebilirsiniz.
Sık Yapılan Hatalardan Kaçının
E-posta yazımında pek çok farklı hata yapılabilir. En sık yapılan hatalardan kaçınmak için dikkat etmeniz gerekenleri aşağıda bulabilir ve bu hatalardan kaçınarak metninizin daha etkili bir hâle gelmesini sağlayabilirsiniz.
- Eğer e-postanızla birlikte dosya gönderiyorsanız, dosyanın başarılı bir şekilde eklendiğini kontrol etmeniz, boş posta atmanızın önüne geçer.
- Daha önce yazıştığınız birine e-posta gönderecekseniz, eski postaların altına yazmak yerine yeni bir e-posta yazabilir ve böylece farklı konuların farklı başlıklar altında konuşulmasını önleyebilirsiniz.
- E-postanızın sonunda adınızı, soyadınızı, çalıştığınız kurumu ve kurumdaki unvanınızı yazarak yazışmanın kurumsal niteliğini vurgulayabilirsiniz.
- Metinde günlük konuşma dilindeki kelime ve kalıplar kullanmaktan kaçınmanız ve profesyonel bir dil tercih etmeniz, iletişiminizin kalitesini artırır.
- E-postanızda yanlış anlaşılabilecek esprilerden, konuyla ilgisiz cümlelerden ve konuyla ilgisi bulunmayan kişisel yorumlardan uzak durmanız, iletişiminizi daha profesyonel bir düzeyde gerçekleştirmenize yardımcı olur.
